Cum soliciți un certificat constatator de la Registrul Comerțului în 2025 – Ghid practic pentru persoane fizice și juridice
Atunci când ai nevoie să dovedești că o firmă există legal, că are un anumit obiect de activitate sau că este înregistrată corect în evidențele oficiale, documentul care face dovada acestor informații este certificatul constatator emis de Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC). Deși este mai puțin cunoscut în afara mediului juridic sau contabil, acest certificat este adesea cerut de bănci, instituții publice, clienți sau parteneri de afaceri pentru diverse scopuri administrative sau comerciale.
În 2025, obținerea unui certificat constatator este mai simplă decât în anii trecuți datorită digitalizării parțiale a proceselor de la Registrul Comerțului. Cu toate acestea, este important să știi exact ce tip de certificat solicită instituția respectivă, cum îl poți cere și ce documente sunt necesare, mai ales dacă vrei să eviți drumuri inutile sau respingeri din cauza unei cereri incomplete.
Ce este certificatul constatator?
Certificatul constatator este un document oficial emis de ONRC, care conține date actuale, extrase din registrul comerțului, referitoare la o firmă (SRL, SA, PFA, II etc.). Conține informații precum:
- denumirea și codul unic de înregistrare al firmei
- sediul social
- obiectele de activitate autorizate (coduri CAEN)
- datele asociaților sau administratorilor
- statusul firmei (activă, radiată, în insolvență, suspendată)
- mențiuni juridice relevante (declarații, restricții, modificări recente)
Documentul poate fi cerut pentru orice persoană juridică sau fizică autorizată înregistrată la ONRC, nu doar pentru firma ta proprie.
Cine poate solicita certificatul?
Poate solicita un certificat constatator:
- Reprezentantul legal al firmei
- O persoană fizică sau juridică interesată (client, partener, avocat, notar, bancă etc.)
- Un mandatar cu împuternicire notarială
Nu este necesar să fii asociat sau administrator ca să obții certificatul unei firme – ai dreptul legal de a cere aceste informații în baza principiului publicității registrului comerțului.
Tipuri de certificate constatatoare
În funcție de scopul în care este solicitat, ONRC emite mai multe tipuri de certificate:
- Certificat constatator privind autorizarea funcționării – atestă că firma funcționează conform legii la un anumit punct de lucru sau sediu
- Certificat constatator privind sediul social și/sau punctele de lucru
- Certificat constatator privind administratorii/asociații și drepturile lor
- Certificat pentru participare la licitații
- Certificat pentru înscrierea în diverse registre oficiale
- Certificat de inactivitate – în cazul în care firma a fost suspendată
- Certificat pentru dosare de finanțare, bănci sau instituții publice
Este esențial să precizezi clar scopul în cererea ta, altfel certificatul emis poate să nu includă informațiile de care ai nevoie.
Unde și cum poți solicita certificatul?
Varianta fizică (la ghișeu)
- mergi la orice oficiu județean al Registrului Comerțului
- completezi o cerere tip (se oferă la ghișeu)
- prezinți un act de identitate (original și copie)
- achiți taxa de eliberare (vezi mai jos)
Documentul se poate elibera pe loc sau în 1–2 zile lucrătoare, în funcție de solicitare și încărcarea oficiului.
Varianta online (portal ONRC)
- accesează portal.onrc.ro
- te autentifici cu cont de utilizator și semnătură electronică
- alegi tipul certificatului dorit și completezi cererea
- achiți taxa prin sistemul online integrat
- primești certificatul în format PDF cu semnătură electronică sau îl poți ridica de la ghișeu
Aceasta este cea mai rapidă și modernă metodă, în special pentru firmele care au deja semnătură electronică.
Acte necesare pentru solicitare
Pentru persoane fizice:
- carte de identitate
- cerere completată
- împuternicire notarială (dacă acționezi în numele altei persoane)
Pentru persoane juridice:
- cerere semnată de reprezentantul legal
- actul de identitate al solicitantului
- eventual, o împuternicire sau delegație internă
- dovada plății taxei
În toate cazurile, este bine să ai la îndemână datele exacte ale firmei (nume complet, CUI, sediu), pentru a evita confuzii în căutarea registrului.
Cât costă eliberarea certificatului?
În 2025, tarifele standard practicate de ONRC sunt următoarele:
- certificat constatator simplu: 45 lei
- eliberare în regim de urgență (acolo unde este disponibil): 90 lei
- taxă suplimentară pentru copii legalizate (dacă sunt solicitate pe hârtie): între 5–20 lei pe exemplar
Dacă faci solicitarea online și alegi varianta digitală, nu mai plătești pentru tipărire sau transport.
Cât timp este valabil certificatul?
Valabilitatea unui certificat constatator nu este limitată de lege, însă în practică, instituțiile care solicită astfel de documente cer ca ele să fie emise cu cel mult 30 de zile înainte. Așadar, dacă participi la o licitație sau te înscrii într-un program de finanțare, asigură-te că ai un certificat „proaspăt”.
În ce situații este obligatoriu certificatul?
Iată câteva exemple concrete în care acest document este cerut:
- înscriere la licitații publice sau achiziții de stat
- solicitări de credite bancare
- aplicarea pentru fonduri europene sau PNRR
- dovedirea dreptului de funcționare la un punct de lucru
- întocmirea de acte notariale privind părți sociale
- parteneriate comerciale cu firme private care cer garanții
- confirmarea statutului firmei în procese judiciare
Este bine să anticipezi aceste nevoi și să ai un certificat actualizat atunci când știi că urmează o procedură formală sau contractuală.
Sfaturi utile pentru obținerea rapidă
- menționează clar scopul solicitării pentru a primi tipul corect de certificat
- folosește platforma online dacă ai semnătură electronică – economisești timp și bani
- păstrează certificatul și în format digital (PDF), poate fi folosit de mai multe ori în termenul de valabilitate
- dacă ai nevoie de mai multe exemplare, solicită-le de la început – este mai ieftin și mai eficient
- pentru firmele care solicită des astfel de acte (ex: avocați, notari, contabili), creează un cont de utilizator la ONRC
Concluzie despre certificat constatator de la Registrul Comerțului în 2025
Certificatul constatator emis de Registrul Comerțului este un document esențial în relațiile oficiale ale unei firme. Fie că ești antreprenor, reprezentant legal, colaborator extern sau instituție, acest certificat îți oferă garanția că informațiile furnizate despre o entitate economică sunt conforme cu realitatea juridică. În 2025, obținerea lui este mai simplă decât oricând, dar pentru a-l avea la timp și cu datele corecte, este important să știi ce soliciți, cum o faci și ce presupune procedura.
Cu un minim de pregătire și atenție la detalii, vei obține rapid certificatul de care ai nevoie, fără bătăi de cap și fără riscul unor respingeri din partea instituțiilor care îl solicită.