Cum legalizezi un act emis în străinătate pentru a fi valabil în România? Într-o lume tot mai mobilă, mulți români locuiesc, muncesc sau studiază în afara țării. Drept urmare, apare frecvent nevoia de a folosi în România acte emise de autorități din străinătate – fie că este vorba de certificate de naștere, căsătorie, studii, hotărâri judecătorești sau acte notariale. Problema apare atunci când aceste documente nu sunt automat recunoscute de instituțiile române. În acest caz, este necesară legalizarea lor, adică transformarea lor în acte oficiale recunoscute pe teritoriul României.
Procesul nu este complicat, dar implică anumite condiții, pași și documente obligatorii. În acest articol, explicăm pas cu pas cum se face legalizarea unui act emis în străinătate și care sunt diferențele esențiale între apostilare, supralegalizare și traducere legalizată.
Ce înseamnă legalizarea unui act străin?
Legalizarea este o procedură prin care autoritățile dintr-un stat recunosc autenticitatea unui document emis în alt stat, astfel încât acesta să producă efecte juridice în sistemul național.
Legalizarea poate însemna:
- apostilarea unui document (pentru țările semnatare ale Convenției de la Haga)
- supralegalizarea (pentru țările care nu sunt membre ale convenției)
- traducerea legalizată, în limba română, printr-un traducător autorizat
Așadar, nu este suficient să ai un act emis în străinătate – trebuie ca acesta să fie recunoscut oficial în România, prin una dintre aceste proceduri.
Când ai nevoie de legalizare?
Orice act emis de o autoritate străină, pe care dorești să-l folosești în România, trebuie legalizat dacă:
- urmează să fie depus la o instituție publică (ex: ANAF, Primărie, Direcția pentru Evidența Persoanelor)
- este folosit în instanță, într-un proces civil sau penal
- face parte dintr-un dosar pentru recunoașterea studiilor sau a diplomei
- este necesar pentru căsătorie, divorț, recunoaștere de paternitate sau cetățenie
Ce tipuri de documente pot fi legalizate?
Printre cele mai frecvent legalizate acte se numără:
- certificate de naștere, căsătorie, deces
- hotărâri judecătorești
- diplome și foi matricole
- acte notariale (procuri, testamente)
- certificate de cazier judiciar
- adeverințe medicale
- acte administrative sau fiscale
Fiecare tip de act are un traseu propriu și uneori trebuie însoțit de alte documente justificative.
Care este diferența dintre apostilă și supralegalizare?
Apostilarea
Este procedura simplificată aplicată documentelor emise de state care sunt parte a Convenției de la Haga din 1961. România este parte a acestei convenții, alături de alte peste 100 de state.
- se aplică un timbru special (apostila) pe documentul original
- se face de către autoritatea desemnată din țara emitentă (ex: Ministerul Justiției, Oficiul Apostilă)
- este valabilă doar între țările semnatare
Supralegalizarea
Se aplică în cazul documentelor emise de țări care nu fac parte din Convenția de la Haga.
Procedura este mai complexă și presupune:
- legalizarea documentului de autoritatea emitentă
- vizarea de către Ministerul Afacerilor Externe al statului respectiv
- vizarea de către Ambasada sau Consulatul României din acel stat
- confirmarea finală în România, dacă este necesar
Pașii pentru legalizarea unui act străin în România
Procesul diferă în funcție de țara în care a fost emis documentul, dar în linii mari, pașii sunt următorii:
1. Verifică dacă țara de origine este semnatară a Convenției de la Haga
Pentru a ști dacă actul tău trebuie apostilat sau supralegalizat, consultă lista țărilor membre. Dacă țara respectivă este parte a Convenției, procedura este mai rapidă și mai puțin costisitoare.
2. Apostilează sau supralegalizează documentul în țara emitentă
- dacă e vorba de o țară semnatară, mergi la instituția desemnată pentru apostilă
- dacă nu, urmează traseul complet de supralegalizare
Este important ca documentul să fie original, emis recent și să nu conțină ștersături sau modificări.
3. Tradu documentul în limba română
Traducerea trebuie realizată de un traducător autorizat de Ministerul Justiției din România. Nu sunt acceptate traduceri simple, chiar dacă sunt corecte.
4. Legalizează traducerea
Traducerea trebuie apoi legalizată de un notar public din România, care confirmă că traducerea este conformă cu originalul.
Uneori, notarul poate solicita prezentarea actului original apostilat/supralegalizat și o copie a acestuia.
5. Depune actele la instituția competentă din România
În funcție de scopul actului (recunoaștere studii, transcriere căsătorie, dosar de cetățenie etc.), depune actele legalizate la instituția competentă:
- Direcția pentru Evidența Persoanelor
- Ministerul Educației (pentru echivalarea diplomelor)
- Primărie (pentru înregistrarea căsătoriilor în străinătate)
- Ministerul Justiției sau instanță, după caz
Cât durează și cât costă procedura?
Durata și costul variază în funcție de țara în care a fost emis documentul și de pașii necesari.
- Apostilarea durează de regulă 1-5 zile lucrătoare
- Supralegalizarea poate dura până la câteva săptămâni
- Traducerea și legalizarea notarială durează 1-3 zile
- Costurile pot porni de la 100 lei și pot ajunge la câteva sute de lei, în funcție de complexitate
Este recomandat să soliciți din timp toate informațiile de la autoritățile române competente sau de la misiunile diplomatice.
Sfaturi utile
Pentru a evita întârzieri sau respingeri:
- verifică din timp ce tip de legalizare este necesar pentru țara respectivă
- păstrează o copie a documentului original
- solicită întotdeauna o factură sau dovadă de plată, mai ales dacă folosești firme de intermediere
- întreabă de la început instituția română care va primi documentul ce formă de legalizare acceptă
Concluzie despre Cum legalizezi un act emis în străinătate pentru a fi valabil in România
Legalizarea unui act emis în străinătate este o etapă esențială pentru a-i conferi valoare juridică în România. Deși poate părea o procedură birocratică, este absolut necesară pentru a te asigura că documentul tău este recunoscut de autoritățile din țară. Cunoașterea diferențelor dintre apostilare și supralegalizare, alegerea traducătorului potrivit și respectarea pașilor legali îți vor ușura întregul demers. Fă totul din timp și documentat – vei economisi timp, bani și energie.
