Solicitarea copiilor din arhiva notarială vs. secretul profesional – ce trebuie să știi. În activitatea unui notar public, echilibrul între transparență și confidențialitate este adesea pus la încercare, mai ales când se solicită copii ale documentelor păstrate în arhiva notarială. Fie că vorbim despre acte de proprietate, testamente sau declarații unilaterale, regula de bază este clară: secretul profesional nu este o simplă etichetă, ci un principiu juridic cu greutate.
Totuși, legea prevede excepții, iar solicitările pentru copii pot fi admise în anumite condiții, în funcție de calitatea solicitantului, temeiul legal și interesul dovedit.
1. Cine poate solicita copii din arhiva notarială?
În principiu, doar părțile care au semnat actul notarial, succesorii în drepturi sau împuterniciții acestora pot obține o copie – fie simplă, fie legalizată. În aceste cazuri, interesul este considerat legitim și evident. Situația se complică, însă, atunci când solicitarea vine de la terți.
Iată câteva categorii de persoane sau entități care pot solicita copii:
- Părți și moștenitori ai semnatarilor actului
- Mandatari înscriși în acte de tip procură
- Alți notari publici, pentru a întocmi acte în continuare
- Instanțele de judecată și organele de urmărire penală
- Autorități fiscale sau alte instituții publice
- Executorii judecătorești, în cadrul executărilor silite
- Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor
În aceste cazuri, documentele pot fi comunicate pe baza unui temei legal expres, iar notarul nu poate invoca secretul profesional pentru a refuza.
2. Când secretul profesional blochează accesul?
Cazurile cele mai sensibile apar atunci când solicitantul este un terț desăvârșit, adică o persoană complet străină de actul notarial. Chiar dacă invocă un proces iminent, dorința de a dovedi un drept ori chiar dreptul la apărare, secretul profesional prevalează, iar comunicarea actului poate fi refuzată.
În astfel de cazuri, solicitantul trebuie să dovedească:
- Un interes legitim clar și concret, nu doar o curiozitate juridică sau un demers exploratoriu
- Existența unui interes general (urbanism, protecția mediului, interes public imobiliar)
- Că nu există alte căi legale prin care ar putea obține informația
3. Reguli speciale privind testamentele
Testamentul este unul dintre cele mai protejate documente. Notarul nu poate furniza copii ale acestuia decât după decesul testatorului și doar către:
- Persoane indicate în certificat de moștenitor
- Legatari desemnați explicit în testament
- Moștenitori rezervatari care dovedesc calitatea și acceptarea succesiunii
Chiar și în aceste cazuri, nu se comunică întreaga copie a testamentului, ci doar fragmentul care vizează solicitantul. Astfel, drepturile celorlalți beneficiari sunt în continuare protejate.
4. Cine NU poate obține o copie și de ce
Nu sunt acceptate solicitările formulate de:
- Moștenitori legali complet exheredați (decât cu autorizare judecătorească)
- Creditori care nu au calitatea de parte în act
- Persoane fizice sau juridice care urmăresc să “descopere” motive de nulitate ale actului
- Terți care vor doar să folosească documentul ca probă într-un litigiu, fără să demonstreze interes public
Aceste cereri, chiar dacă sunt motivate de un proces, nu sunt suficiente pentru a justifica o derogare de la confidențialitate. Simplul fapt că un act poate fi util într-un proces nu înseamnă că trebuie eliberat.
5. Procedura – pași concreți
Dacă ai calitatea de persoană îndreptățită, iată ce trebuie să faci:
- Adresează o cerere scrisă notarului public care deține actul
- Menționează datele exacte ale actului (nume părți, dată, tip act)
- Anexează documente doveditoare ale calității (certificat de moștenitor, procura, hotărâre etc.)
- În cazul în care refuzul notarului este neîntemeiat, poți sesiza Camera Notarilor Publici sau chiar instanța de judecată
Dacă ești instituție publică:
- Cererea trebuie semnată, ștampilată și justificată prin textul de lege care impune obținerea actului
- Comunicarea se face gratuit dacă legea prevede acest lucru (ex. art. 494 Cod Fiscal)
6. Când este permisă scoaterea originalului din arhivă?
Doar în cazuri excepționale, și anume:
- Dacă o instanță dispune expertiza grafologică și expertiza nu se poate efectua la sediul arhivei
- Dacă actul este cercetat pentru fals, iar instanța cere prezentarea originalului
În toate celelalte cazuri, se vor transmite copii legalizate, iar originalul rămâne arhivat, fiind înlocuit temporar cu o copie certificată.
7. Ce prevede legislația privind protecția datelor?
Potrivit RGPD (Regulamentul General privind Protecția Datelor), transmiterea de copii din arhiva notarială implică prelucrarea datelor cu caracter personal. Aceasta este permisă doar dacă:
- Persoana vizată a consimțit (în cazul actelor personale)
- Transmiterea este obligație legală a notarului (ex. solicitare ANAF, instanțe etc.)
Dacă solicitarea vine de la un terț, notarul poate decide să elibereze doar un extras parțial, cu anonimizarea datelor nerelevante pentru scopul declarat.
8. Modele de practică
Soluții variate au fost deja validate în practică:
- Executorii judecătorești pot obține copii de pe acte relevante pentru executare
- Moștenitorii parțial exheredați pot primi partea din testament care îi vizează
- Notarii publici pot cere copii între ei pentru continuarea unei proceduri notariale
- Cereri de către terți pot fi admise în scopuri urbanistice, cadastrale sau de protecție a mediului, dacă sunt argumentate solid
Concluzie despre Solicitările de copii din arhiva notarială
Secretul profesional în activitatea notarială nu este un obstacol în calea justiției, ci o garanție a protejării drepturilor și demnității persoanelor. În mod excepțional, acesta poate fi înlăturat doar atunci când există:
- O obligație legală expresă
- Un interes general superior
- Sau o justificare temeinică și documentată
Orice solicitare trebuie analizată atent de către notar, în baza legii, a practicii unitare și a principiului proporționalității.
